إدارة المكتبات

سيلدا ظاظا
ساهم بشكل رئيسي في تحرير هذا المقال

ادارة المكتبات Library management، هي نظام ادارة المكتبات.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

خلفية

الادارة هي كلمة لاتينية وجدت منذ بدأ الانسان يعيش في جماعات و يعتمد على الجهد البشري المشترك لتسيير امور حياته فلقد عرفت الحضارات القيمة النشاط الاداري مارسته على نحو لي او جزئي و مصطلح الادارة اتى من الكلمة اللاتينية ( adtministrate ) التي تعني ( totserve ) اي تقديم خدمة او الاهتمام بشؤون (معينة) فالادارة هنا تدبير او اهتمام حقيقي بشؤون الناس , و بما ان معظم انشطة الناس تتصف بالتعاون الجماعي المشترك فان الادارة تعد وسيلة مهمة لتنظيم الجهود الجماعية ( لان انشطة الناس تتصف بالتعاون الجماعي المشترك ) و قد تطور مفهوم الادارة عبر العصور تبعا لتطور حياة الناس فالادارة كلمة ذات معنى كبير في حياة الافراد و المجتمعات ( لانها تمتد في كل نشاط و في كل زمان ) و لانها القوة المحركة لانجاز المهام و تحقيق الاهداف فهي علم حديث النشئة و يؤرخ له مع اواخر القرن التاسع عشر و بدايات القرن العشرين .

فالادارة تفسر تقدم اي مجتمع او تخلفه، وهي المسؤولة عن نجاح او فشل اي منظمة من المنظمات وانشطتها و خدماتها و مشروعاتها

و تعد الادارة في مجال المكتبات ومراكز المعلومات من المجالات الحديثة التي تطور مفهومها تطورا سريعا معتمدا في ذلك على تطور مفاهيم الادارة و نظرياتها و تطبيقاتها في ميادين الصناعة و ادارة الاعمال و الادارة العامة.


تعريف ادارة المكتبات ومراكز المعلومات

هي عملية تنظيم الجهود, و تنسيق الموارد المادية والبشرية والتكنولوجية واستثمارها باقصى درجة ممكنة من خلال التخطيط و التنظيم و القيادة و الاشراف و الرقابة , و ذلك للحصول على افضل النتائج و تحقيق الاهداف المطلوبة باقل جهد ووقت ممكنين.

وبهذا المفهوم تعد الادارة اداة تطوير المكتبات و مراكز المعلومات وو سيلة لتقدمها و رقيها و رفاهتها و ذلك عن طريق الاستغلال الامثل للامكانات المادية و البشرية بغرض تحقيق الاهداف المرسومة.

أهميتها وأهدافها

تعد المكتبات و مراكز المعلومات جزءا من مكونات المجتمع الحديث و احدى وسائل استمراريته وديمومته و تطوره و بذلك فان الادارة في المكتبات و مراكز المعلومات هي وظيفة مهمة لتحقيق الاهداف التالية:

1- تنفيذ السياسة - السياسة الموضوعة باعلى درجة من الكفاءة و في حدود الامكانات المتاحة.

2- استغلال الموارد المادية والبشرية والتكنلوجية (عوامل الانتاج) وتنسيقها باحسن الطرق الممكنة و تسخيرها لتحقيق الاهدف الموضوعة.

3- تنمية القدرات و الكفاءات البشرية التي تعمل على تنفيذ الخطط المرسومة من اجل تحقيق الاهداف , و ذلك من خلال الاختيار الافضل للعاملين و تنميتهم مهنيا و تحفيزهم و تنسيق جهودهم.

4- الارتقاء بالمناخ التنظيمي الى المستوى الامثل , من خلال تنمية العلاقات الانسانية بين العاملين و تحقيق الرفاهية النفسية و المادية لهم.

5- المواءمة بين متطلبات البيئة الداخلية للمكتبة او مركز المعلوات و بيئتها الخارجية.

6- الموازنة بين الاتجاهات المتضاربة , مثل ايجاد التوازن بين مصالح العاملين و اهدافهم و بين مصالح المكتبة و اهدافها و بين الميزانية المتاحة و بين النفقات الحاصلة و المتوقعة , و بين مصادر المعلومات المنشورة.

7- تكريس منهج التطوير التنظيمي المتكامل.

8- تحقيق الكفاية الانتاجية و الفاعلية الادارية باقل ما يمكن من الوقت و المال و الافراد.

وظائف إدارة المكتبات ومراكز المعلومات

  • التخطيط: هو أول الوظائف المهمة .
  • التنظيم
  • التوظيف
  • الإشراف و التوجيه
  • الرقابة
  • إعداد الموازنات التخطيطية : من أهم أدوات الرقابة المالية

سمات إدارة المكتبات ومراكز المعلومات

1- أنها تختلف باختلاف نوع المكتبة أو مركز المعلومات , و الإمكانات المدية البشرية و التكنولوجية المتاحة لها.

2- أنها تعمل في إطار اجتماعي نشط , فهي تؤثر في مجتمع المستفيدين و تتأثر بحاجاته و رغباته و سلوكه و لا يمكن العيش بمعزل عن المجتمع الداخلي المكون من الأفراد العاملين.

3- أنها تعمل لتحقيق أهداف محددة.

4- أنها انسانية الطابع , بمعنى انها تسعى الى الموازنة بين تحقيق اهداف المكتبة و بين اهداف العاملين فيها.

5- انها تعمل ضمن الاطار العام لفلسفة و سياسات و امكانات المؤسسة الام التي تتبعها المكتبة او مركز المعلومات , اذ يجب ان تتكيف الادارة مع متطلبات هذه الفلسفة و الساسات و الظروف .

6- انها دائمة التطور في نمطها و عناصرها و فلسفتها و نظرتها الى الامور , اذ ليس هناك مكان لادارة تقليدية جامدة في عالم يسوده التطور و التغير السريعان.

مستويات ادارة المكتبات و مراكز المعلومات

1- الادارة العليا : تمثل الادارة الموجودة في قمة الهرم التنظيمي للمكتبة او مركز المعلومات و تشمل المدير و مساعدوه ( ان وجدو).

2- الادارة الوسطى : و هي الموجودة في منتصف الهرم التنظيمي للمكتبة او مركز المعلومات و تشمل مدراء الدوائر و الاقسام.

3- الادارة الدنيا : و هي الموجودة في قاعدة الهرم التنظيمي للمكتبة او مركز المعلومات و تشمل مدراء الشعب و الوحدات المكونة للاقسام مثل : رئيس شعبة الاهداء , رئيس شعبة التبادل.........الخ .


. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

الصفات الواجب توافرها في مدير المكتبة او مركز المعلومات العصري

الشخصية المتميزة – سعة الافق و التفكير - حب الاطلاع و البحث - الابتكار الجديد – الذكاء – الحدس – الخبرة – الرغبة المستمرة في العلم و التعلم – المرونة – ضبط النفس – اللباقة و الحماس و النشاط و الحيوية و النضوج و الاتزان و الروح المعنوية العالية و العدل و الانصاف و حب الناس و الرغبة الصادقة في خدمتهم و التواضع و السماحة و الحزم و حسن التصرف و الثقافة العالية و بعد النظر و البصيرة و الحكم الصائب على الامور.

بالطبع من الصعب توافر كل هذه الصفات في المدير , و لكن ينبغي توافر حد ادنى و معقول من هذه الصفات في المدير المفترض .

المهارات الواجب توافرها في مدير المكتبة او مركز المعلومات

  • مهارات فنية : مهارات التزويد و الفهرسة و التشيف و التصنيف و الاستخلاص و استرجاع المعلومات و الحاسوب و تطبيقاته , و غيرها من المهارات الفنية .
  • مهارات فكرية او عقلية : مهارات التفكير الناقد البناء و التحليل المنطقي و مهارات التفكير الابتكاري و الابداعي .
  • مهارات ادارية : هناك مجموعة من المهارات الادارية التي لابد من توافرها في مدير المكتبة العصري و هي : 1- مهارة ادارة الافراد
  • مهارات حل المشكلات و اتخاذات القرار
  • مهارات الاتصال
  • مهارة احداث التغيير و ادارته
  • مهارة بناء الفريق
  • مهارة إدارة الوقت
  • مهارة إدارة الأزمات
  • مهارة متصلة بالمعلومات
  • مهارة التفاوض

مدارس الادارة في المكتبات و مراكز المعلومات

  • المدرسة الكلاسيكية
  • المدرسة السلوكية
  • المدارس الحديثة

موضوعات أساسية

  • التخطيط للحصول على مواد مكتبية
  • تصنيف المواد المكتبية
  • preservation of materials (especially rare and fragile materials such as مخطوطات)
  • borrowing materials
  • developing and administering library computer systems
  • معالجة الكتاب:
    • اختيار
    • طلب
    • استلام
    • Checking[Bill Wise & Order Wise]
    • stamping
    • classification and cataloguing
    • labelling
    • التحضير للتداول
    • jacketing
    • final inspection
    • stacks maintenance

موضوعات على المدى الطويل

  • التخطيط لانشاء مكتبات جديدة
  • توسيعات للمكتبات الحالية
  • صيانة المباني


. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

انظر أيضا

المصادر

وصلات خارجية